Visselblåsning

1. Visselblåsning innebär att någon fysisk person i eller utanför organisationen, som är i ett arbetsrelaterat sammanhang med Sappa, rapporterar/slår larm om att det förekommer, kommer att förekomma, eller har förekommit någon form av allvarliga missförhållanden i verksamheten som är av allmänt intresse.

2. Med missförhållanden menas alla typer av försummelser eller oegentligheter, oavsett om de beror på medvetet agerande eller oaktsamhet. Även olika typer av försummelser eller oegentligheter som ännu inte har inträffat, men som högst sannolikt kommer att inträffa, kan vara ett missförhållande. Försök att dölja missförhållanden kan i sig utgöra ett missförhållande. Missförhållandet behöver inte vara aktuellt eller pågående.

3. För att det ska finnas ett allmänintresse ska det gälla allvarliga förhållanden, angå en krets som kan betecknas som allmänheten och finnas ett legitimt intresse av att missförhållandena kommer fram.

4. Missförhållandena ska även vara av den karaktären att visselblåsaren vid tidpunkten för rapporteringen haft skälig anledning att anta att informationen om missförhållandena var sann.

Rapportering kan ske anonymt genom vår interna rapporteringskanal: Visselpipa (whistleportal.eu)

1. Ovan länk tar visselblåsaren vidare till Whistleblower Partners portal, där visselblåsaren får möjlighet att välja mellan att rapportera ett nytt ärende eller att logga in och följa sitt redan rapporterade ärende.

2. När visselblåsaren kommit till rapporteringsverktyget fyller denne i vilken kategori av missförhållande det rör sig om. Visselblåsaren kommer också att få uppge när incidenten har ägt rum och beskriva vad som hände. Tänk på att vara så utförlig som möjligt. Visselblåsaren kan ange sitt namn och kontaktuppgifter om så önskas men rapport kan även lämnas helt anonymt.

3. Allt som skickas i portalen är krypterat så ingenting kan spåras tillbaka till den rapporterade personen. När visselblåsaren skickat in sitt ärende kommer denne att få ett ärendenummer och en kod på skärmen. Det är av yttersta vikt att den som rapporterar sparar detta för att kunna följa sitt ärende inne i portalen.

4. Visselblåsaren får en bekräftelse på sin anmälan/rapportering inom sju dagar från att den lämnas. En första bedömning av inlämnad information genomförs som ett led i att identifiera om ärendet är av visselblåsarkaraktär eller inte. I samband med bekräftelsen kan frågor komma att ställas till den som visslat. Det är viktigt att de frågor som ställs av utredaren besvaras av visselblåsaren. Spara din kod för att kunna logga in och undersöka vilken status för ärendet har samt besvara frågor.

5. Notera att visselblåsaren inte får lämna ut sekretessbelagda handlingar vid rapportering och ska inte röja mer sekretess än vad som är nödvändigt vid rapportering. Visselblåsaren får heller inte begå brott för att komma åt information som avses rapporteras.

6. En visselblåsning kan leda till följande åtgärder:

• Utredas av ledningen, styrelsen, internrevisionen eller HR som ett disciplinärt ärende
• Skickas vidare till Polismyndigheten eller annan myndighet
• Utredas av oberoende revisorer
• Bli föremål för en oberoende utredning

7. Ärenden som inte bedöms vara av visselblåsarkaraktär ses över men kommer inte hanteras enligt visselblåsarlagen utan enligt andra interna rutiner. I de fall ärendet uppenbart bedöms inte utgöra ett visselblåsarärende kommer rapporterande person få detta bekräftat i en återkoppling från behörig person/enhet i portalen. I övriga fall vidtar Sappa de åtgärder som bedöms lämpliga, vilket kan vara en fortsatt fördjupad utredning. Vid misstanke om brott kan detta komma att anmälas till polismyndigheten. Visselblåsaren får i portalen information om de åtgärder som planeras och/eller har vidtagits senast tre månader efter att bekräftelse på anmälan/rapportering har lämnats.

Skydd

En person som avslöjar en oegentlighet kommer att skyddas om den rapporterande personen avslöjar informationen i god tro, med goda avsikter och utgår ifrån att information huvudsakligen är sann. Visar det sig senare, exempelvis efter en utredning, att uppgifterna inte stämde, är detta accepterat så länge personen agerat i god tro. Den rapporterande personen kommer inte utsättas för några repressalier (uppsägning, omplacering, avskedande, utfrysning, trakasserier och minskad lön som straff) eller disciplinära åtgärder från Sappa som ett resultat av att han eller hon rapporterat ett missförhållande. Så långt som möjligt kommer bevis som kan härledas till den rapporterande personen att hållas sekretessbelagda. Sappa tolererar inte att en person som har anmält en oegentlighet utsätts för negativ särbehandling, diskriminering eller andra former av repressalier. Rapportering av falska, illvilliga eller grundlösa anklagelser innebär att den rapporterande personen inte täcks av ovannämnda skydd och sådan rapportering kan leda till arbetsrättsliga konsekvenser. Om visselblåsaren själv har varit inblandad i oegentligheter skyddas visselblåsaren inte från disciplinära eller rättsliga åtgärder till följd av att denne har gjort en anmälan.

Behandling av personuppgifter

All data överförs och lagras på ett säkert sätt genom kryptering och lösenordsskydd. För hantering av personuppgifter gäller dataskyddsförordningen (GDPR). I lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden finns kompletterande regler till GDPR avseende uppföljningsärenden inom ramen för visselblåsning. Sappa är skyldig att dokumentera muntliga rapporter som kommer in via kanalen om den rapporterande personen samtycker till detta. Den rapporterande personen ska ge tillfälle att kontrollera, rätta och genom underskrift godkänna ett protokoll. Den personuppgiftsbehandling som företas i ett rapporterings- och uppföljningsärende ska vara nödvändig för att komma till rätta med det eller de missförhållanden som avslöjats genom rapportering och förekommer i uppföljningsärendet. Sappa är skyldig att bevara skriftliga rapporter och dokumentation av muntlig rapportering så länge det är nödvändigt. Personuppgifter får behandlas för att kunna vidta nödvändiga åtgärder i ärendet, för att rapporter ska kunna användas som bevisning i rättsligt förfarande och/eller efterleva lag eller förordning. Personuppgifter som uppenbart inte är relevanta för handläggningen av en viss rapport får inte samlas in och ska raderas snarat möjligt om de samlats in av misstag. Personuppgifter som samlas in och som inte rör ett visselblåsarärende får behandlas för andra ändamål så länge det är förenligt med GDPR. Gallring av uppgifter ska ske inom två år efter uppföljningsärendets avslutande.